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O processo de migração dos dados para a nova plataforma do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial, do terceiro grupo (empresas optantes pelo Simples Nacional) começa em abril. As demais entidades empresariais, com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões, fazem parte do segundo grupo, que também está em processo de implantação.

Importante destacar que a plataforma utilizada para unificar os dados de 44 milhões de empregados do país e o cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, em operação desde janeiro de 2018, não pede informação nova, apenas muda o modo de inseri-las. As companhias que não aderirem estarão sujeitas a dezenas de multas.

As informações estão sendo enviadas por fases, no total de cinco. O grupo 1 está no envio da quarta fase, o grupo dois está no envio da terceira fase e o terceiro grupo, conforme acima destacado, entrará na primeira fase. Abaixo seguem mais detalhes de todo o processo.

Empresas obrigadas a enviar informações

• 1º Grupo: Empresas com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00. Estas entidades são aquelas integrantes do grupo dois do Anexo V da Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016

• 2º Grupo: Empresas com faturamento no ano de 2016 até 78.000.000,00 e que não sejam optantes pelo Simples Nacional.

• 3º Grupo: Empresas optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos.

• 4º Grupo: Entes públicos e organizações internacionais. O que determina cada uma das fases

• Fase 1: Informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;

• Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;

Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;

• Fase 4: Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias e substituição da GFIP para recolhimento do FGTS;

• Fase 5: Deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

Como funciona o envio das informações

Quaisquer informações lançadas no sistema da folha de pagamento (processo de admissão, desligamentos, férias, alterações na jornada de trabalho, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), entre outros) são direcionadas para o portal do eSocial. Caso alguma esteja incompleta, como PIS irregular, CPF sem atualização cadastral na Receita Federal ou pendências sobre os dados de dependentes, o sistema impede a continuidade no envio das informações, gerando um histórico de pendências.

Acompanhamento do envio

Após qualquer movimentação no sistema de folha de pagamento, é necessário acompanhar o retorno do portal do eSocial. Todas as informações precisam estar de acordo com o resumo da folha de pagamento para o envio do fechamento do mês, sendo que o prazo do fechamento no portal é até o dia 07 do mês vigente. E atenção: as empresas que não estão conseguindo enviar as informações no prazo precisam se adequar.

Até o momento as inconformidades não estão passíveis de penalidades e ainda não foi estipulada uma data limite para que tudo esteja 100% em conformidade. Entretanto, vale o lembrete de que as empresas precisam buscar se adequar o mais breve possível às determinações do programa de modo a não sofrerem penalizações no futuro que, acredito, deve estar bem próximo.