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A documentação fiscal de uma empresa é parte vital de seu patrimônio, mesmo que muitas vezes ela não seja vista ou tratada como tal. Esses “papéis” contêm informações que serão importantes para a companhia mesmo depois de muito tempo de sua emissão, e podem representar a sobrevivência da mesma frente à justiça nacional.

É estranho que mesmo empresários de longa data, ainda hoje, não saibam que a documentação fiscal deve ser armazenada por um prazo mínimo de cinco anos. Dependendo do tipo da empresa, esse pode ser um volume incrível de documentos produzidos diariamente, armazenados e guardados de forma a atender a datas variadas de validade.

Especialistas da Varitus explicam que, sejam documentos antigos, emitidos em papel, ou documentos novos, que já se utilizam de armazenagem digital, é preciso dar o devido valor a esse patrimônio, pois a perda desses dados pode acarretar em multas altíssimas, fechamento da empresa e até a prisão do empresário responsável.

O grande problema é que muitas vezes a documentação é negligenciada através do uso de processos arcaicos de armazenagem, como o uso de arquivos, pastas enfiadas em qualquer armário, e salas inutilizadas. Esse tipo de armazenamento corre riscos naturais como mofo, infiltrações, perdas em acidentes, só para citar alguns.

Os riscos de perda dos documentos, nesses cenários, são altíssimos, sem falar que, mesmo que eles se mantenham íntegros, o acesso é complicado. Em alguns casos o acesso em um tempo hábil representa a diferença entre prestar as devidas contas a órgãos fiscais, ou ser taxado como sonegador e sofrer as penas legais que isso acarreta.

A armazenagem de documentos fiscais é primordial. Eles são um seguro para o patrimônio da empresa e justamente por isso fazem parte dele.

A digitalização de documentos antigos e a emissão eletrônica são a chave para manter esse patrimônio dentro desses patrões de segurança, acesso e garantia. Essas soluções permitem que toda a documentação de uma empresa se mantenha integrada a uma plataforma única que permite a indexação da informação e seu fácil acesso. Sem contar que a segurança dos dados, agora, é responsabilidade de empresas com ambientes projetados para armazenar altos volumes de dados de forma a preserva-los contra qualquer imprevisto.

Nunca se esqueça, o documento fiscal é um patrimônio da empresa, e ele representa segurança e idoneidade. Não o trate como uma pilha de lixo em uma sala escura.