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A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional poderá ser obrigada ao uso de certificação digital para cumprimento da entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GFIP, bem como o recolhimento do FGTS, ou de declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial):

a) até 31 de dezembro de 2015, para empresas com mais de 10 (dez) empregados;

b) a partir de 1º de janeiro de 2016, para empresas com mais de 8 (oito) empregados;

c) a partir de 1º de julho de 2016, para empresas com mais de 5 (cinco) empregados;

d) a partir de 1º de janeiro de 2017, para empresas com mais de 3 (três) empregados.

Art. 72 da Resolução do CGSN nº 94/2011.

Para entrega da RAIS e do CAGED já é necessário o uso do Certificado Digital Padrão ICP-Brasil. Para requerimento de seguro-desemprego o empregador que não possuir certificado digital deverá conceder procuração ao profissional responsável pela sua contabilidade que possua o a certificação; a procuração será entregue no Ministério do Trabalho.

Para declaração de informações relativas ao FGTS, através do Sistema SEFIP, até o momento a Caixa Econômica Federal tem aceitado o uso da Chave PRI para aqueles contribuintes que já possuem a chave PRI (era gerada pela CAIXA antes do Certificado Digital Padrão ICP-Brasil).

Contudo, de acordo com o artigo 72 da Resolução CGSN nº 94/2011 as empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de 05 empregados, a partir de 1º/07/2016 poderão estar obrigadas ao uso da certificação digital.

Assim, preventivamente, sugerimos que os empregadores providenciem o Certificado Digital Padrão ICP-Brasil para utilização conforme o cronograma da Resolução CGSN nº 94/2011.

A certificação digital deverá seguir o Padrão IC-Brasil, instituído pela Medida Provisória nº 2.200, de 24/08/2001.