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A Escrituração Contábil Digital (ECD) surgiu como um projeto em 2008, relativo à entrega de informações contábeis por algumas empresas, e hoje substitui a escrituração em papel transmitida ao Fisco por todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real. Entenda o que é ECD, como funciona, quem precisa entregar as informações e quais os cuidados necessários durante o processo:

Como funciona?

A ECD foi criada para fins fiscais e previdenciários, deve ser entregue ao SPED e traz livros contábeis emitidos em formato eletrônico. Fazem parte do arquivo, se existirem, o Livro Diário e seus auxiliares, o Livro Razão e seus auxiliares, e o Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias do que está transcrito. A autoria do arquivo deve ser comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

A validação do documento é realizada após confirmação de recebimento do arquivo e autenticação pelos órgãos de registro. A ECD deve ser enviada anualmente ao SPED, com escrituração referente ao ano-calendário anterior (e que já se encerrou). Até 2015, a data limite era o último dia útil do mês de junho, mas em 2016 o prazo mudou para o último dia útil de maio.

Quais empresas devem entregar a ECD?

As pessoas jurídicas obrigadas a entregar a ECD em relação às informações contábeis ocorridas desde janeiro de 2014 são:

• Aquelas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
• As que foram tributadas com base no lucro presumido sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), com parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
• Aquelas imunes e isentas que sejam obrigadas a tal nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012.

Estão também obrigadas a apresentar a ECD as Sociedades em Conta de Participação (SCP), com os livros auxiliares do sócio ostensivo. Outras sociedades empresárias e as microempresas e empresas de pequeno porte registradas pelo Simples Nacional não precisam enviar a Escrituração Digital. É importante notar que a ausência de movimentação financeira durante o ano-calendário não implica na não obrigatoriedade à ECD. O fato contábil existe mesmo na ausência de movimento e deve ser reportado pela empresa.

Quais cuidados são necessários em relação à ECD?

Com a digitalização das informações enviadas ao Fisco a partir da ECD, é importante acompanhar e guardar os dados desde o primeiro envio para que não se percam e se mantenham à disposição da empresa para fins de conferência e redução de riscos. É importante manter contato direto e controle em relação ao trabalho do profissional contratado para realizar a contabilidade da empresa: o contador deve ser pensado como um investimento. Mesmo a ECD sendo assumida por um contador, a pessoa jurídica responsável por assinar digitalmente a Escrituração deve também ter segurança sobre a qualidade das informações coletadas e estar inteirada sobre o seu conteúdo.

Outro ponto importante a que o empresário deve ficar atento corresponde ao software usado para produzir os livros e dados da ECD. A constituição digital desse tipo de informação demanda segurança, através de softwares que garantam a integridade dos dados.