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Dentre as inúmeras obrigações das pessoas jurídicas brasileiras, uma delas é a RAIS — Relação Anual de Informações Sociais —, que foi instituída pelo Decreto 76.900/75. Essa obrigação tem por objetivo fornecerdados essenciais à gestão governamental do setor do trabalho e averiguar as condições trabalhistas no Brasil, suprindo a necessidade de controle dessas atividades, além de disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho brasileiro às entidades governamentais responsáveis.

A obrigatoriedade, periodicidade e demais informações constantes da RAIS, no entanto, dão origem a inúmeros questionamentos. Buscando esclarecer as principais dúvidas envolvendo a RAIS, elaboramos um post explicativo que você confere a seguir.

O que é a RAIS?

Como explicamos acima, a RAIS é um instrumento utilizado pela administração pública para recolher dados sobre o mercado de trabalho brasileiro e, assim, fornecer informações relevantes para a elaboração de estatísticas do trabalho. Os dados coletados por esse instrumento são indispensáveis para dar norte à legislação trabalhista, ao controle dos registros do FGTS e dos trabalhadores que possuem direito ao abono salarial do PIS/PASEP, além de ser um importante insumo para estudos técnicos atuariais e estatísticos.

Quem deve declarar?

Estão obrigados a declarar a RAIS as seguintes pessoas:

• todos os inscritos no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), mesmo que não possuam nenhum empregado. No caso de não possuir empregados ou estar com suas atividades paralisadas no decorrer do ano-base, a pessoa jurídica está obrigada a declarar a RAIS Negativa;
• todos os empregadores, conforme determina a legislação trabalhista em vigor;
• as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive aquelas empresas públicas que estão domiciliadas no Brasil, possuindo ou não registro perante as Juntas Comerciais, Ministério da Fazenda, Secretaria de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• empresas individuais, mesmo as que não possuírem empregados, aplicando-se as regras descritas no primeiro item;
• cartórios extrajudiciais;
• consórcios de empresas;
• empregadores pessoas físicas nas áreas urbanas, autônomos e profissionais liberais, que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;
• todos os órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, incluindo-se as fundações;
• condomínios e sociedades civis;
• empregadores rurais pessoas físicas que mantiverem empregados no decorrer do ano-base;
• quaisquer filiais, sucursais, agências, representações ou qualquer outra forma de entidade vinculada às pessoas jurídicas domiciliadas no exterior.​

Quem deve estar relacionado na RAIS?

Devem ser indicados na obrigação todos os empregados contratados por empregadores, sejam eles pessoa física ou jurídica, sob o regime estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado, inclusive aqueles contratados a título de experiência. Além desses, devem ser relacionados os seguintes:

• servidores públicos da administração direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações;
• trabalhadores avulsos que prestam serviços de natureza urbana ou rural a diversas empresas, sem qualquer vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória de um órgão gestor de mão de obra;
• empregados dos cartórios extrajudiciais;
• trabalhadores temporários;
• diretores sem vínculo empregatício, para os quais a empresa tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• servidores públicos não efetivos, que são aqueles demitíveis ou admitidos por meio de legislação especial e que não são regidos pela CLT;
• trabalhadores rurais;
• aprendizes, maiores de 14 anos e menores de 24 anos;
• trabalhadores e servidores licenciados, cedidos e/ou requisitados;
• dirigentes sindicais.​

Quem não deve estar relacionado na RAIS?

Há algumas exceções quanto às pessoas que devem ser relacionadas na RAIS, são as seguintes:

• profissionais autônomos, eventuais, cooperados ou cooperativados;
• diretores sem vínculo empregatício para os quais não há recolhimento do FGTS;
• ocupantes de cargos eletivos;
• estagiários;
• empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006.​

Como declarar?

Para os estabelecimentos que possuírem vínculos empregatícios ao longo do ano-base, é necessário, obrigatoriamente, fazer a declaração da RAIS através do Gerador de Declaração RAIS – GDRAIS, que está disponível no portal do Ministério do Trabalho. A entrega do GDRAIS pode ser feita a partir do preenchimento e envio imediato ou através de um arquivo previamente salvo no disco rígido da empresa e posteriormente enviado — sendo que essa entrega somente é possível pela internet.

O software GDRAIS tem como objetivo a geração da declaração, a análise do arquivo preenchido, a fim de encontrar e apontar erros e inconsistências, e sua posterior transmissão e validação.

Já para as empresas que não possuírem vínculos empregatícios no ano-base declarado, é necessário preencher a RAIS Negativa Web, através de formulário próprio que também está disponível no portal do Ministério do Trabalho.

Como proceder caso uma empresa encerre suas atividades?

Na hipótese de encerramento das atividades da empresa no ano subsequente, é possível antecipar o preenchimento e o envio da RAIS utilizando o programa referente ao ano-base. Por exemplo, caso a empresa encerre suas atividades em 2016, ela pode antecipar o envio da RAIS 2016 utilizando o GDRAIS de 2015. Nesse caso, devem ser preenchidas e enviadas as RAIS de ambos os períodos.

É indispensável fazer constar a data de encerramento das atividades, a data de desligamento dos funcionários, bem como a data de transmissão da RAIS.

Há necessidade de certificação digital?

Conforme estabelecido pela legislação vigente, somente é necessária a certificação digital para envio da RAIS para os estabelecimentos e órgãos da administração pública que possuírem onze ou mais vínculos empregatícios. O certificado digital deve ser válido seguindo o padrão ICP Brasil.

O certificado digital tem como objetivo assegurar a autenticidade das informações declaradas, bem como garantir a segurança, confiabilidade e integridade dos dados constantes da RAIS, pois é através do certificado que se torna possível averiguar a identidade do usuário que está transmitindo a obrigação.

Como comprovar o envio da RAIS?

A cada arquivo enviado, é emitido um protocolo de entrega através do programa GDRAIS, que contém o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), o qual pode ser impresso e arquivado pela empresa. Esse protocolo é indispensável para ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS, que será disponibilizado em cinco dias úteis após a entrega da declaração. O acesso é feito através da área Impressão de Recibo no portal do Ministério do Trabalho.

Para acessar o recibo é necessário inserir o número do CREA, o número do CNPJ e do CEI, esse último obrigatório para os canteiros de obras.

Qual é o prazo para envio?

O prazo para transmissão da RAIS em 2016, referente ao ano-base 2015, tem início no dia 19 de janeiro de 2016 e termina no dia 18 de março de 2016, conforme estabelecido pela Portaria nº. 269, de 29 de dezembro de 2015.

Há aplicação de multa?

Caso ocorra atraso na entrega da RAIS, a empresa está sujeita a uma multa a ser cobrada a partir de R$425,64, acrescidos de R$106,40 por bimestre de atraso, a contar da data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, o que ocorrer primeiro.

É importante saber, no entanto, que o pagamento da penalidade não isenta o empregador de ter que enviar o arquivo, ainda que fora do prazo.